T+32(0)3 304 38 10
BrandEvent

BrandEvent levert fun met feilloos projectmanagement

BrandEvent levert fun met feilloos projectmanagement

Evenementenbureau BrandEvent doet veel meer dan events organiseren. De creatievelingen en organisatiespecialisten gaan altijd nét dat ietsje verder, en rollen de rode loper uit voor al hun klanten. Ze zetten events op poten die minutieus worden gepland, en creëren ervaringen die lang blijven nazinderen. Het topteam van BrandEvent werkt zich uit de naad om van elk event een totaalbeleving met een wow-factor te maken. Om hun storm van ideeën in goede banen te leiden en projecten vlekkeloos te laten verlopen, vertrouwt BrandEvent op de software van Optedo.

Offertes met impact
Ook in de eventbranche wint CRM aan belang. Om een onderscheidend en betrouwbaar imago uit te stralen, moeten offertes indruk maken. Brend Dangreau, zaakvoerder en topplanner: “Het eventtraject begint bij een gemoedelijke babbel met onze klant. Na de briefing maken wij een prikkelend voorstel dat we in een heldere verpakking gieten. Optedo vereenvoudigt de offerteprocedure en laat ons toe om een voorstel uit te werken in een strak design dat aansluit bij onze kleurrijke huisstijl. Met Optedo is de follow-up van offertes makkelijker dan ooit. We zien in een oogwenk wie een offerte heeft ontvangen, welke eventuele wijzigingen er zijn doorgevoerd, en wanneer de klant zijn offerte aanvaardt.”

Succesvolle scenario’s
De eventsector is heel gevoelig voor deadlines. Om ervoor te zorgen dat een event verloopt volgens plan, is haarfijn projectmanagement een must. Brend Dangreau: “Terwijl onze gasten helemaal opgaan in de beleving, voeren wij een gedetailleerd scenario uit. Dankzij Optedo plannen we elk event als een totaalproject. We verdelen het in mijlpalen en to do’s, met duidelijke deadlines, verantwoordelijkheden, checklists en budgetten. Zo zorgen onze eventspecialisten voor een geslaagd traject van a tot z.”

"Terwijl onze gasten helemaal opgaan in de beleving, voeren wij een gedetailleerd scenario uit. Dankzij Optedo plannen we elk event als een totaalproject. We verdelen het in mijlpalen en to do’s, met duidelijke deadlines, verantwoordelijkheden, checklists en budgetten. Zo zorgen onze eventspecialisten voor een geslaagd traject van a tot z."

Brend Dangreau, Zaakvoerder bij BrandEvent

Teamwork makes the dream work
Achter een geslaagd event staat een team van bedreven medewerkers, elk met hun eigen rol en taken. Brend Dangreau: “Uit ons team van toptalenten stellen we voor elk event de perfecte mix samen. De ene bedenkt het concept, de andere verzorgt de communicatie, nog een andere zoekt de locatie, … Het spreekt voor zich dat onze interne communicatie vlot moet verlopen, en dat betrokken medewerkers toegang moeten hebben tot gecentraliseerde en actuele informatie. Met Optedo weten onze medewerkers exact in welke fase een project zich bevindt. Alle klantgegevens bevinden zich op één centrale plek, de communicatie verloopt soepel, en via het dashboard heeft iedereen een up-to-date overzicht van de eventstatus.”

Traject zonder valkuilen
Met Optedo vermijdt BrandEvent dubbel werk en bespaart de organisatie flink op administratie. Brend Dangreau: “Door procedures te automatiseren, houden we meer creatieve energie over voor onze evenementen. In Optedo zitten sjablonen voor mails, offertes en facturen, en we bewaren er ook templates in voor eventscenario’s. In de centrale database slaan we ook mails en verslagen van meetings op. Zo weten we altijd wie wat heeft besproken of gedaan. Met de module voor tijdsregistratie hebben we inzicht in de bestede werkuren, die rechtstreeks worden gekoppeld aan de facturatie. Ook onze overeenkomsten met leveranciers – en dat zijn er heel wat – houden we nauwkeurig bij. Heel het voortraject van een event is in een paar muisklikken zichtbaar.”

Evalueren om te leren
BrandEvent heeft meer dan vijftig jaar ervaring op de teller. De firma organiseerde talloze memorabele events voor de meest veeleisende klanten. Brend Dangreau: “Of we nu een kleinschalige bedrijfsmeeting of een megacongres organiseren, we gaan altijd ‘the extra mile’ voor onze klanten. We weten dat onze aanpak werkt, maar dat betekent niet dat we op onze lauweren rusten. De feedback van onze klanten helpt ons om nog beter te presteren. Met de digitale enquêtes van Optedo polsen we tussentijds of na afloop van een event naar de ervaring van onze klanten. Dat levert ons onmisbare inzichten op, die we meenemen naar een volgend project.”

Adviesgesprek