T+32(0)3 303 71 26
De Vesten

Eventorganisatie? OPTEDO faciliteert!

Eventorganisatie? OPTEDO faciliteert!

Feest- en seminariecomplex De Vesten is een veel gevraagde locatie voor uiteenlopende events. Van huwelijken en verjaardagen, tot personeelsfeesten en lezingen: bij De Vesten worden grote en kleine groepen warm ontvangen in een eigentijds interieur, met de modernste faciliteiten dichtbij. Klantgerichtheid en flexibiliteit staan in deze zaak centraal. Om dat te kunnen blijven aanbieden, én om een helder overzicht te blijven houden over de organisatie van de diverse events, heeft De Vesten gekozen om de voordelen van OPTEDO, een uitgebreid ERP- en CRM-softwarepakket, in huis te halen. We geven daarvoor even het woord aan Ronny Vandenbergh, zaakvoerder bij De Vesten.

Op zoek naar een gestructureerd geheel
Bij Feest- en seminariecomplex De Vesten werkten ze tot voor kort met een combinatie van losse systemen om de bedrijfsactiviteiten uit te voeren en op te volgen. “Voor reservatie, klantenbeheer, artikelen, offerte en facturatie werkten we vanuit eenzelfde softwaremodule, maar daarnaast gebruikten we ook nog aparte software voor rapportage en individuele reservaties”, vertelt Ronny Vandenbergh. “De uiteindelijke keuze voor OPTEDO groeide dan ook uit de behoefte aan meer functionaliteiten en meer structuur in onze salesflow”, voegt hij eraan toe, “maar ook een systeem waarbij alles op elkaar is afgestemd en dat in onze nieuwe website geïntegreerd kon worden, was belangrijk. Al die aspecten samen vormden de drijfveer om voor OPTEDO te kiezen, en toen de mensen van OPTEDO ons overtuigde met hun expertise, vertrouwen en open communicatie was de keuze des te sneller gemaakt.”

Aangename overgang naar OPTEDO
De Vesten is eerst gestart met maatwerk en daarna pas volledig overgestapt op OPTEDO. Over de opstart en de overgangsperiode vertelt CEO Vandenbergh het volgende: “de initiële opstart gebeurde volgens plan en ook voor de verdere implementatie heeft OPTEDO zich aan de overeengekomen afspraken gehouden.”
Nu het nieuwe softwarepakket volledig geïntegreerd is in het bedrijf, blikt iedereen bij De Vesten terug op een aangenaam eerste contact met het nieuwe systeem. De bedienden keken zelfs uit naar de verbeteringen die de nieuwe software met zich mee zou brengen. “Zij zijn van in het begin mee betrokken in de zoektocht naar een betere software oplossing. De overstap heeft uiteraard wel wat tijd in beslag genomen om alle data in te voeren in het nieuwe systeem, maar daarvoor hebben we dan extra tijd uitgetrokken om de werkdruk niet te moeten verhogen.”, aldus Ronny Vandenbergh. Maar ook langs de kant van de arbeiders hebben ze bij De Vesten weinig tot geen weerstand ondervonden, aangezien de werkdocumenten dezelfde informatie verschaffen als voordien en het verschil voor hen dus miniem was.

"Met de software kunnen we sneller offertes opmaken, onze leads en offertes beter opvolgen, snel en direct communiceren naar de klanten, en de facturatie en betalingen efficiënter laten verlopen."

Ronny Vandenbergh, Zaakvoerder bij De Vesten

Een toegevoegde waarde voor het bedrijf
Al tijdens het migratietraject zag Ronny Vandenbergh voor 100% de meerwaarde in die OPTEDO voor het bedrijf ging betekenen: “Met de software kunnen we sneller offertes opmaken, onze leads en offertes beter opvolgen, snel en direct communiceren naar de klanten, en de facturatie en betalingen efficiënter laten verlopen. En dat via een systeem dat toegankelijk is vanaf iedere werkplek, zelfs buitenshuis. OPTEDO beschikt bovendien over een overzichtelijk dashboard dat een duidelijke kijk biedt op de status van de verschillende parameters.” Zoals Vandenbergh zelf al aangeeft, had Feest- en seminariecomplex De Vesten nood aan een dergelijk platform om het bedrijf optimaal te kunnen blijven ondersteunen.

Een geslaagde samenwerking
Volgens Ronny Vandenbergh is het een traject van open communicatie geweest waarin OPTEDO en De Vesten elkaar gevonden hebben. “OPTEDO heeft steeds met ons meegedacht en gezocht naar oplossingen. Uitdagingen gaan ze niet uit de weg, en we appreciëren dat ze waar nodig hun verantwoordelijkheid steeds opnemen en hun beloftes nakomen.”, meent hij, en hij sluit met volgende overtuigende woorden af: “ OPTEDO heeft een meerwaarde geboden in het pad van groei en continue verbetering waar we bij De Vesten naar streven.” Wederom een geslaagde samenwerking.

Adviesgesprek