Exact Online koppeling

/Exact Online koppeling

Exact Online koppeling

Doorzoek op basis van zoekwoord

Je bent hier:
< Terug

1.    Inleiding

Optedo voorziet een automatische two-way verbinding met het boekhoudpakket Exact Online.

Optedo verstuurt facturen op digitale wijze naar Optedo (one way) maar krijgt ook informatie terug zoals betalingsinformatie (two way).

Optedo kan zowel aankoopfacturen als verkoopfacturen versturen. Aankoopfacturen worden als PDF verstuurd en gescand door de OCR van Exact. Verkoopfacturen worden in digitaal tekstformaat verstuurd naar Exact.

Sinds Q1 2021 kan u ook aankoopfacturen vanuit Exact naar Optedo synchroniseren.

Ook uw klanten en leveranciers worden gesynchroniseerd.

 

Twijfel niet om Optedo Support te contacteren om samen met één van onze consultants de mogelijkheden te bekijken!

2.    Voorvereisten

Wat heb je nodig om te starten:

  1. Licentie voor Exact Online
  2. Inloggegevens Exact Online
  3. Licentie Optedo Exact koppeling
  4. Inloggegevens Optedo
  5. Het recht “instellingen” op uw gebruiker

3.    Koppeling instellen

Ga naar instellingen

Ga naar boekhouding en kies Exact online als extern boekhoudsysteem.

Klik bewaar

 

U krijgt meteen een aantal keuzes:

  • Gebruik aparte administratie per locatie
    • Hiermee kan u een aparte boekhouding per locatie hanteren. Bij aanvinken zal u de nodige configuraties i.v.m. Exact op het locatie detail scherm moeten doen i.p.v. in dit scherm.
  • Dagboeken in te vullen zoals ze gekend zijn in Exact
  • Na bewaren van factuur een melding tonen om te exporteren naar extern systeem?
    • Hiermee kan u de factuur telkens exporteren net nadat u deze heeft aangemaakt in Optedo vanuit het factuur scherm zelf
    • Indien u dit niet aan vinkt, zullen facturen telkens manueel, in bulk, geëxporteerd moeten worden door een manuele actie. Later daarover meer.
  • Betalingen vanuit extern systeem naar Optedo synchroniseren?
    • Hiermee zal Optedo betaalinformatie importeren vanuit Exact zodat u steeds de juiste informatie heeft en betaalstatus van de factuur.
  • Gebruik de boekstuknummering van Exact ipv de factuurnummers van Optedo?
    • Factuurnummer van Optedo meesturen. We sturen enkel de numerieke waarden mee.
    • Bijv: FAC-2020-0001 wordt 20200001
  • Gebruik de klantnummering van Exact ipv de accountnummers van Optedo?
    • Klantnummer van Optedo meesturen voor matching. We sturen enkel de numerieke waarden mee.
    • Bijv: KLANT-00001 wordt 00001
  • Klantgegevens bijwerken bij exporteren van factuur zelf
    • Klantgegevens in Exact vanuit Optedo meteen bijwerken tijdens het exporteren van één factuur of pas tijdens de bulk export. De facturatiegegevens van de laatste factuur wordt gebruikt om de klantgegevens in Exact bij te werken / over te schrijven.
  • Alle klantgegevens bijwerken bij elke export
    • Na een bulk export van facturen ook al de klanten bijwerken naar Exact (waarvoor facturen zijn geexporteerd)
  • Boekhoudexport: groepeer factuurlijnen per BTW-code
    • Factuurlijnen doorsturen of enkel een lijn per BTW code met totalen
  • Aankoopfacturen exporteren
    • Indien u ook aankoopfacturen wilt kunnen exporteren, moet u dit aan zetten

 

Verder zijn er nog per gebruiker, op de tab rechten, twee instellingen om bepaalde acties toe te laten:

  • Facturatie > Boekhoudexport > Ongedaan kunnen maken
    • Een factuur terug uit Exact kunnen halen eens ze al geëxporteerd is. Let wel op, als deze factuur al in een afgesloten periode zit, is dit niet de bedoeling. Doe dit enkel als u net na de export nog een fout opmerkt.
    • Best enkel aan een geautoriseerde medewerker verlenen
  • Facturatie > Boekhoudexport > Factuur nog kunnen bewerken
    • Nadat u de factuur reeds geëxporteerd heeft, deze nog kunnen bewerken. Let wel: deze wijzigingen gaan niet naar Exact. Is handig om nog snel ergens een opmerking bij te zetten of data aan te passen die toch niet naar Exact gaat.

 

4.    Boekhoudingkundige codes

Om bepaalde statussen, codes of types te koppelen met Exact en Optedo kan u deze codes gebruiken. Bijv betalingstermijn NET14 in Optedo heet totaal anders in Exact: NETTO 14 Dagen. Door deze code in te vullen kan u deze alsnog correct koppelen.

Betalingstermijnen

Onder instellingen > facturatie vindt u de betalingstermijnen.

BTW codes

BTW codes vindt u in de tab ernaast

5.    Facturatie adressen (en accounts) & verschil boekhoudkundig en operationele klanten

Belangrijk: als u dit niet correct instelt gaat u mogelijk uw klantgegevens en facturen foutief overmaken naar Exact. Optedo is niet verantwoordelijk voor de mogelijke gevolgen bij misconfiguratie.

De klant van de factuur, in Optedo, is niet per se de natuurlijke persoon of organisatie waarop de factuur geboekt dient te worden in Exact.

Bijv. een factuur naar Colruyt maar voor specifiek één filiaal. Of u moet soms het Duitse deel van het bedrijf factureren of soms het Belgische.

Bijv. een Immo kantoor, bijv Jurimmo, die zaken regelt voor meerdere VME’s.

In Optedo zou u de factuur aan de account Jurimmo koppelen en de facturatiegegevens van de VME invullen op de factuur.

Zie voorbeeld Immo account en extra facturatie adressen ingesteld:

Op de factuur kan u dan meerdere adressen selecteren:

Resultaat op de factuur:

 

Dit lijkt goed te gaan, maar niets is minder waar. Dit zal ervoor zorgen dat deze gegevens, VME Antigoon, gebruikt worden om de klant Jurimmo te verversen in Exact. Dat is niet wat je wil.

Wat er zou moeten gebeuren:

  • Een klant VME ANTIGOON moet worden aangemaakt (of bijgewerkt) in Exact en de factuur daaraan gekoppeld
  • De klant Jurimmo moet onaangeroerd blijven in Exact.

Daarvoor dient u de instelling onder facturatie aan te zetten: “Gebruik facturatie-accounts ipv aparte facturatie-adresgegevens”

Dit zorgt ervoor dat u een account moet selecteren bij een facturatieadres onder de tab “adressen” van een account. Dit zal ervoor zorgen dat Exact deze zal zien als de klant waarop de factuur geboekt moet worden als er een apart facturatieadres (met account) is geselecteerd.

6.    Aanmelden bij Exact

Om uiteindelijk tot een effectieve koppeling over te gaan, dient men Optedo te koppelen met uw Exact omgeving.

Zorg er eerst voor dat uw instellingen zeker goed staan! Eens dat de koppeling facturen en klanten synchroniseert is het zeer moeilijke om daarna nog instellingen aan te passen (bijv. matching op klantnummer terwijl u nog aanpast dat u met de Optedo nummer wilt werken i.p.v. die van Exact).

Ga naar instellingen > boekhouding, waar u al uw instellingen goed heeft gezet.

Onderaan kan u op aanmelden klikken

U wordt omgeleid naar de aanlog pagina van Exact:

Meldt uzelf aan en u wordt meteen teruggestuurd naar Optedo waar u de volgende knoppen zal zien indien u succesvol gekoppeld bent:

7.    Exporteren van facturen

Exporteren van facturen kan op twee manieren:

  1. Factuur per factuur (mits instelling, “Na bewaren van factuur een melding tonen om te exporteren naar extern systeem”, die aan staat)
  2. In bulk op een vast tijdstip (bijv. vrijdagavond nadat iedereen zeker gedaan heeft met werken).

Beide manieren hebben hun voor en nadelen. De eerste is meer werk en er kan al eens ééntje vergeten worden. De tweede manier, daar loop je het risico dat als er iemand wijzigingen of nieuwe facturen maakt tijdens een sync, dat die maar half mee gaat.

Een oplossing voor het risico van manier twee (bulk) is met conceptfacturen werken. Daar moet u eerst een factuur definitief maken vooraleer die geëxporteerd zou kunnen worden (zowel manueel als in bulk).

Belangrijk: als u voor de eerste keer gaat exporteren is het misschien zo dat u niet alle facturen wenst te synchroniseren. Bijv. als u van boekhoudpakket wijzigt en een deel daar reeds is ondergebracht. Contacteer uw Optedo consultant of Optedo support en overleg eerst. Mogelijks moeten wij een aantal facturen op reeds geexporteerd zetten zodat ze niet nogmaals naar uw (nieuwe) boekhouding worden gestuurd.

Bulk synchronisatie

Bulk synchronisatie start u onder instellingen > boekhouding > onderaan blauwe knop (synchroniseren).

Een factuur kan tot wel 5-15 seconden per stuk nodig hebben. Als u er dus veel heeft, kan dat allemaal even duren.

Bij bulk synchronisatie worden alle klanten ook gesynct die een factuur tussen vandaag en -1 jaar en +1 jaar hebben gehad.

 

Manuele synchronisatie

Optedo zal u, na het bewaren, van een factuur vragen om deze te exporteren naar de boekhouding

Ongedaan maken

Bovenaan het detail scherm van de facturen vindt u de knop om een export ongedaan te maken. Let wel op als deze eventueel al in een afgesloten boekingsperiode zit.

Manueel geëxporteerd zetten

Soms is er een uitzondering en zal u de zaken liever zelf regelen in Exact. Soms wilt u helemaal geen automatische data overdracht of is er een probleem met de koppeling die toch niet exact doet wat u wenst.

Dan kan u altijd een factuur markeren als geëxporteerd. Optedo zal deze niet meer proberen sturen naar Exact en zal ook geen betaalgegevens meer opvragen.

Dat kan in de factuur detail pagina, onderaan:

8.    Betaalgegevens

Manueel op betaald zetten

Indien u niet wilt dat de betaalstatus nog overschreven wordt door de koppeling, kan u deze zelf op betaald zetten. Er zal dan een kleine waarschuwing te zien zijn zodat u weet dat dit niet meer zal aangepast worden:

Betalingen uit Exact

Optedo zal op tijd en stond betalingen opvragen bij Exact zodat ook de betaalstatus en openstaand saldo steeds correct is in Optedo o.b.v. de data in Exact.

Concreet zullen er betalingen aangemaakt worden onder de tab “betalingen” van de factuur o.b.v. het openstaande saldo dat binnen komt bij elke controle. Indien dit saldo wijzigt, maken wij een betaling aan voor het verschil.

Telkens wordt ook de betaalstatus berekend.

Afwijkende betaling goedkeuren

Onder instellingen > facturatie kan u de volgende instelling doen

Hiermee bepaalt u hoeveel centiemen een factuur mag afwijken opdat die toch nog op status betaald gezet wordt.

Dit kan handig zijn als Exact BTW op factuurlijn afrondt en net een (paar) cent meer of minder uitkomt dan Optedo.

9.    Grootboekrekeningen

Onder instellingen > boekhouding > grootboekrekeningen kan u grootboekrekeningen instellen

Onder instellingen > facturatie zijn er nog twee interessante instellingen daarvoor:

  • Gebruik grootboekrekeningen bij factuurlijnen (en kies een standaard grootboekrekening)
  • Grootboekrekening bij factuurlijnen is verplicht

Daarmee kan u rekeningen per factuurlijn gebruiken en worden die mee gerapporteerd aan Exact.

10.    Facturatie gegevens

Belangrijk om te weten is welke gegevens nu verstuurd worden. De gegevens in het geel aangeduid worden verstuurd. Niet de actuele gegevens van bijv. de klant of de leverancier. Deze worden overgenomen op de factuur bij het selecteren van de account en leverancier maar kunnen daarna nog vrij en los van mekaar veranderen.

 

11.    Fouten oplossen

Onder instellingen > boekhouding, als u een bulk sync start, kan het zijn dat u meteen (of pas bij een bepaalde factuur) een fout krijgt. De gehele sync stopt dan om erger te voorkomen. U moet eerst het probleem oplossen.

Indien het probleem meteen na de start opkomt, moet u eens opnieuw aanmelden. Mogelijk is de koppeling tussen Optedo en Exact vervallen (door gewijzigd paswoord of te lange periode inactiviteit).

Als er met een bepaalde factuur een probleem is, komt de factuurnummer (Optedo) in het rode venster én de melding van het probleem (zoals gemeld door de koppeling met Exact).

Een veelvoorkomend probleem is dat een periode nog niet geopend of reeds gesloten is als u een nieuwe of oude factuur probeert te versturen. De melding zal duidelijk zijn.

Indien de melding niet duidelijk is, contacteert u support.

Bij tijdsdruk, kan u ook altijd een probleemfactuur manueel geëxporteerd zetten en ze zelf in Exact importeren. Zo zal de sync deze overslaan en gewoon verder gaan.

Inhoudsopgave
By |2021-04-28T14:44:05+02:00april 28th, 2021|Categories: Boekhouding, Koppelingen|

About the Author:

Service delivery manager en technical lead bij Optedo.