Offerte & calculatie

Complexiteit eenvoudig gemaakt

Geautomatiseerd, gestandaardiseerd en geïntegreerd

Optedo ERP integreert al uw bedrijfsprocessen in één gecentraliseerde oplossing. Een belangrijk onderdeel daarvan is de module voor offertes en calculatie. Aan heel wat orders of projecten gaat een offerte vooraf. Vroeger besteedde u daaraan veel tijd. Dankzij onze oplossing maakt u snel en accuraat klantspecifieke offertes. Zo houdt u meer tijd over voor uw kerntaken en vergroot u uw verkoopkansen.

Demo aanvragen

De belangrijkste functionaliteiten

  • In jouw eigen huisstijl

  • Hergebruik van calculatie-posten

  • Onmiddellijk mailen vanuit Optedo

  • Berekent automatisch materialen en werkuren

  • Naadloze integratie met orders en projecten

  • Mogelijkheid tot online goedkeuring

  • Registratie communicatie

  • Koppeling e-mail

  • Eenvoudige opvolging met status

  • Gepersonaliseerde prijsafspraken

  • Volledige integratie met CRM

Nauwkeurige en gepersonaliseerde offertes

De calculatiemodule garandeert offertes die rekening houden met alle relevante parameters: van artikelen, projecturen en materialen tot onderaannemers. De offertes zijn gekoppeld aan de andere ERP-modules zodat de cruciale gegevens automatisch worden overgenomen. Gedaan met calculaties in Excel, offertes in Word, bestelbonnen via de post, en financiële verwerking in een boekhoudpakket!

Digitaal verzenden en goedkeuren

U bewaart uw offertes op naam van de klant, waardoor u altijd een volledig en up-to-date overzicht hebt. De verzending gebeurt vanuit het pakket, en de klant kan de offerte rechtstreeks goedkeuren of aanpassingen aanvragen. Het dashboard brengt u op de hoogte van eventuele acties, zodat u snel en passend kunt reageren.

Persoonlijke prijsafspraken

Contracten opstellen en beheren is geen sinecure omdat gegevens vaak versnipperd zijn binnen uw organisatie. In Optedo worden uw contracten (inclusief bijlagen, verwijzingen naar prijslijsten, …) bewaard op klantniveau. U raadpleegt gemakkelijk de gegevens, betaalvoorwaarden, vervaldatums en meer. Optedo ERP helpt u zo om de contractvoorwaarden en de relatie met uw klanten of leveranciers te bewaken.

Gestroomlijnde logistieke flow

De offertemodule haalt informatie uit uw artikel- en voorraadbeheer dat altijd up-to-date is omdat prijslijsten geautomatiseerd zijn. Uw calculatie is dus gebaseerd op de juiste prijzen, eventueel gekoppeld aan specifieke afspraken per klant. Is uw voorraad bijna uitgeput? Dan krijgt u automatisch een melding. Zo plaatst u tijdig bestellingen, en respecteert u de levertermijnen die u in uw offerte vermeldt.

Voordelen

Alle gegevens centraal

Alle correspondentie zoals offertes, facturen, afspraken, emails of interne berichten van medewerkers kan u terugvinden op één centrale plaats bij het account. Zo weet u direct waarheen wanneer u historische gegevens wil raadplegen. Zo verliest u minder tijd en kan u vlot anticiperen op klantbehoeften.

Dashboards

Het OPTEDO-dashboard biedt een schat aan cruciale informatie, op een intuïtieve en eenvoudige manier. U schakelt vlotjes van de ene module naar de andere, en interpreteert snel de getoonde informatie. Bovendien legt u gemakkelijk verbanden tussen verschillende bedrijfsprocessen. Wie werkt aan welk project? Hoeveel facturen staan er nog open? Welke offertes hebben een follow-up nodig? U ontdekt het allemaal in één muisklik.

Documentenbeheer

Uw bedrijf beschikt over een schat aan informatie en een gigantische hoeveelheid documenten. Vaak zitten die lukraak verspreid in een wirwar van folders. Onze module voor documentbeheer maakt komaf met ongestructureerde, rondslingerende gegevens. Ze bewaart uw documenten op een gecentraliseerde plaats, terwijl u zelf bepaalt wie toegang krijgt tot welke informatie.

Activiteiten & communicatie

Koppel email berichten zodat medewerkers binnen je team op de hoogte blijven, plan afspraken rechtstreeks vanuit de klantenfiche of communiceer intern over een specifiek dossier. Met Optedo kost het u weinig moeite. Via de communicatie functionaliteiten ziet u in een oogopslag wat de huidige toestand is en kan u vlot inspelen op klantbehoeften.

Volledige integratie

Optedo integreert vlot met je mailbox. Zo kan u eenvoudig vanuit Optedo mails opstellen en onmiddellijk bewaren bij de relevante entiteit. Ook is de CRM functionaliteit doorheen de gehele applicatie geïntegreerd. Of er nu met een klant recent een offerte besproken is of gecommuniceerd is aangaande een openstaande factuur, met Optedo heb je alle gegevens ter beschikking in één oogopslag.

Flexibel

Het ene bedrijf is het andere niet. Sommige organisaties hebben nood aan het registreren van branche of bedrijf-specifieke data. In Optedo kan u steeds eenvoudig velden en schermen toevoegen. Daarmee biedt Optedo ruime flexibiliteit om de applicatie aan te passen aan uw noden, zonder daarbij te vervallen in de ontwikkeling van dure maatoplossingen.

Meer weten over offertes en calculaties in Optedo?

Vraag nú uw vrijblijvende demo aan. Onze experts geven u graag een rondleiding.

Demo aanvragen

Je zou denken dat de overgang naar een nieuwe software heel wat kopzorgen met zich meebrengt, maar niets is minder waar. Bij SD is het migratietraject naar OPTEDO zeer vlot verlopen, en daar kijkt Stijn Dirken met een gerust gevoel op terug: “Het was een zeer aangename ervaring, aangezien we allemaal op dezelfde lijn zaten. Doordat er één centraal aanspreekpunt was bij OPTEDO, die het volledige project mee begeleidde, verliep de communicatie bovendien zeer goed.”

Stijn Dirken, SD Schrijnwerkerij

Ook in de eventbranche wint CRM en ERP aan belang. Om een onderscheidend en betrouwbaar imago uit te stralen, moeten offertes indruk maken. Met Optedo is de follow-up van offertes makkelijker dan ooit. We zien in een oogwenk wie een offerte heeft ontvangen, welke eventuele wijzigingen er zijn doorgevoerd, en wanneer de klant zijn offerte aanvaardt.”

Brend Dangreau, BrandEvent